Die Lizenznummer für die SMS-Schnittstelle haben Sie von Solutio erhalten? Wenn nicht, fordern Sie diese bitte an, um den SMS-Versand einrichten zu können.
Um die Lizenznummer für die SMS-Schnittstelle in CHARLY einzutragen, gehen Sie über den Menüpunkt „Hilfe“ und „Zusätzliche Lizenzen“ zum sich öffnenden Lizenzfenster und tragen dort die gültige Lizenznummer für die SMS-Schnittstelle ein. Starten Sie CHARLY danach neu.

Sie haben die Lizenznummer für die SMS-Schnittstelle in CHARLY hinterlegt? (Falls nicht, folgen Sie bitte den Schritten „Einrichten der Lizenz für die SMS-Schnittstelle“ weiter oben). Wenn ja, gehen Sie bitte wie folgt vor, um den SMS-Versand mit SMSmitCHARLY einzurichten:

Um den SMS-Versand einzurichten, führen Sie bitte folgende Schritte durch:

1. Öffnen Sie die „Einstellungen/Stammdaten“ innerhalb von CHARLY.
2. Wählen Sie dort den Reiter „Sonstiges“ gefolgt von „Einstellungen“.
3. Wählen Sie nun den Punkt „SMS-Provider“.
4. In der Auswahlbox „Protokoll“ wählen Sie „3steps2web mit API Key“.
5. Tragen Sie im Feld „API Key“ bitte den von uns im Zuge Ihrer Anmeldung mitgeteilten „API Key“ ein. (Bitte achten Sie darauf, dass kein Leerzeichen vor oder nach dem Wert eingefügt wird.)
6. Im Feld „Absender“ können Sie hinterlegen, welcher Absender Ihren Patienten auf dem Mobilfunktelefon angezeigt wird.
   Zu empfehlen ist die Rufnummer Ihrer Praxis (im Format 004912341234567) oder Ihr Praxisname. Bitte beachten Sie, dass 16 Ziffern oder 11 Buchstaben (oder eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen) zulässig sind.
7. Wir empfehlen, den Haken im Auswahlfeld „SMS mit mehr als 160 Zeichen versenden“ zu setzen, wenn Sie in Terminerinnerungen den Patienten mit seinem Nachnamen ansprechen möchten, da Sie andernfalls bei jeder Überschreitung von 160 Zeichen Textlänge eine Fehlermeldung erhalten. Details entnehmen Sie bitte unseren FAQ zu diesem Thema.
   Wenn Sie sich – unseren Beispielen folgend – in Ihrer Textvorlage kurzhalten, erhalten nur Patienten mit langen Nachnamen eine überlange SMS, während für den Großteil der Patienten jedoch jeweils nur eine SMS berechnet wird.
8. Speichern Sie die Einstellung und aktivieren diese durch einen Neustart von CHARLY.
9. Optional: In seltenen Fällen erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass der API-Key ungültig oder falsch sei. Ausgehend davon, dass Sie den korrekten API-Key eingegeben haben, bedarf es in Ihrer Firewall einer Freigabe. Freizugeben sind ausgehende Internetverbindungen zu „mein.SMSmitCHARLY.de“ auf Port 443 (TCP). Danach sollten Sie die Einstellungen speichern und fortfahren können.
10. Testen Sie den Versand, um sicherzustellen, dass die Einrichtung der Schnittstelle erfolgreich und fehlerfrei verlief. (Hierzu senden Sie bitte beispielsweise eine SMS an Ihre eigene Mobilfunkrufnummer. Eine kurze Anleitung zum Versand einer SMS finden Sie in unseren FAQ.)
11. Wichtig: Bitte passen Sie die in CHARLY hinterlegten Textvorlagen für Terminerinnerungen und Recall an.Beispiel (143 Zeichen): „Terminerinnerung Silvana Müller: 19.08.2023 um 16:30 Uhr. Bei Verhinderung absagen unter 01234-567890 Viele Grüße Zahnarztpraxis Dr. Mustermann“.Worauf zu achten ist und wie Sie die Wirkung Ihrer Nachrichten noch verbessern können, zeigen wir Ihnen in unseren FAQ.
12. Optional: Um den Prozess der Terminerinnerung möglichst effizient durchzuführen, empfehlen wir, die Serienbrieffunktion zu nutzen. Sollten Sie hierzu Fragen haben, nehmen Sie bitte Kontakt mit der telefonischen Hotlinebetreuung der solutio GmbH auf.

Bei Fragen zur Durchführung des SMS-Versandes aus CHARLY heraus, der Anpassung von Textvorlagen, der Nutzung der Serienbrieffunktion oder allen anderen CHARLY betreffenden Punkte, steht Ihnen die telefonische Hotlinebetreuung der solutio GmbH gerne zur Verfügung. Diese erreichen Sie montags bis freitags von 7:30 bis 18:00 Uhr unter +49 (7031) 4618-800 oder per E-Mail an hotline@solutio.de.

Bei allen anderen Fragen finden Sie viele Antworten in unseren Fragen & Antworten oder nehmen gerne Kontakt mit uns auf.

In seltenen Fällen erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass der API-Key ungültig oder falsch sei.

Ausgehend davon, dass Sie über eine aktive Internetverbindung verfügen und Sie den korrekten API-Key in CHARLY hinterlegt haben, bedarf es in Ihrer Firewall einer Freigabe.

Freizugeben sind ausgehende Internetverbindungen zu „mein.smsmitcharly.de“ auf Port 443 (TCP). (Bitte beachten Sie, dass Sie die Domain „mein.smsmitcharly.de“ freigeben – und nicht unsere IP-Adressen.)

Danach sollten Sie die Einstellungen speichern und mit der Einrichtung fortfahren bzw. wieder SMS versenden können.

Sollte – trotz korrekter Freigabe und aktiver Internetverbindung – weiterhin die Fehlermeldung erscheinen, sorgt das Leeren des DNS-Caches meist für Abhilfe.

Bei der Benutzung des SMS-Versandes aus CHARLY gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Wählen Sie den gewünschten Patienten aus und klicken Sie auf „Briefe“.
2. Klicken Sie auf „SMS TEXT“, wählen anschließend die gewünschte Textvorlage aus und klicken auf „OK“.
3. Es erscheint das SMS-Fenster.  Hier können Sie den Text frei editieren und die Handynummer eintragen (sofern diese nicht bereits im CHARLY hinterlegt ist).
4. Mit Klicken auf „Senden“ erscheint das Absenderfeld. Hier lässt sich nun der Absender nochmals anpassen, das Versende-Datum und die Versende-Uhrzeit festlegen.
5. Mit einem Klick auf „Senden“ wird die SMS versendet.

Dieser wurde Ihnen im Zuge der Anmeldung bereitgestellt, kann aber jederzeit auf https://mein.smsmitcharly.de nochmals abgerufen werden.

Loggen Sie sich dazu bitte auf https://mein.smsmitcharly.de mit dem Benutzernamen und Passwort des Hauptzugangs ein. Den API-Key finden Sie unter: Zugang > API-Key (https://mein.smsmitcharly.de/organization/apikey).

Der API-Key ersetzt die bisher nötigen Zugangsdaten (E-Mail des SMS-Providers, Benutzername und Passwort).

Wir versenden ausschliesslich über Direktanbindungen und stellen Ihnen auf unserer Seite für jede versendete SMS eine Information bzgl. der Zustellung zur Verfügung. Wir stellen an die SMS zur Terminerinnerung die selben Ansprüche hinsichtlich Zustellgeschwindigkeit und Zuverlässigkeit wie bei den über 950 Feuerwehren, die über uns ihre Alarmierungen versenden.

Loggen Sie sich bitte unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein und öffnen den Menüpunkt „SMS“ > „Gesendete SMS“ (https://mein.smsmitcharly.de/sms).

Beachten Sie bitte, dass wir Ihnen nur die SMS der vergangenen 60 Tage anzeigen.

Wenn Sie Nachrichten ins Ausland versenden möchten, gilt es lediglich die jeweilige Landesvorwahl an den Anfang der Rufnummer anzufügen.

So ergänzen Sie beispielsweise eine Mobilfunkrufnummer aus Österreich 067612345678 um die Landesvorwahl „0043“ oder „+43“. Die Rufnummer würde dann wie folgt lauten: 004367612345678 oder +4367612345678.

Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für den Versand von SMS ins Ausland.

In den meisten europäischen Mobilfunknetzen gibt es keine Einschränkungen hinsichtlich der Absenderkennung oder des Inhalts Ihrer SMS, sodass Sie hier wie gewohnt Nachrichten versenden können.

In einigen Ländern außerhalb der EU ist jedoch mit Einschränkungen hinsichtlich der verwendbaren Absenderkennung und Nachrichteninhalte zu rechnen.

Bei Fragen sprechen Sie uns bitte jederzeit gerne an.

Nein, es ist nicht möglich, SMS, die an den Netzbetreiber übergeben wurden, zurückzuholen.

Loggen Sie sich bitte unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein und öffnen den Menüpunkt „SMS“ > „Geplante SMS“ (https://mein.smsmitcharly.de/sms/scheduled). Aktivieren Sie die Auswahlbox in der Zeile der betreffenden SMS und klicken dann auf „Auswahl entfernen“.

Nein, aktuell bietet WhatsApp noch keine Schnittstelle, an die wir das System anbinden können. Darüberhinaus ist die SMS im Vergleich zur WhatsApp-Nachricht zuverlässiger, da sie ohne Datenverbindung und auch bei schlechter Netzqualität zugestellt wird.

In CHARLY haben Sie die Möglichkeit, den Versandzeitpunkt einer SMS zu bestimmen.

So können Sie beispielsweise vor einem Urlaub alle Terminerinnerungen für den ersten Behandlungstag an unser System übergeben. Der Versand erfolgt dann, während Sie im Urlaub sind, automatisch zum von Ihnen angegebenen Zeitpunkt.

Sollte es notwendig werden, dass eine solche geplante Erinnerung nicht versendet werden soll, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Öffnen Sie in Ihrem Browser unsere Webseite https://mein.smsmitcharly.de

Loggen sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort ein.

Klicken Sie im Menü auf „SMS“ > „Geplante SMS“.

Wählen Sie die zu löschende SMS aus, indem Sie das Auswahlfeld davor anklicken.

Klicken Sie nun auf „Auswahl entfernen“ und bestätigen Ihre Auswahl.

Ihre SMS ist nun gelöscht und wird nicht versendet.

Ja, Sie können aus CHARLY heraus SMS mit bis zu 600 Zeichen versenden.

Gehen Sie bitte wie folgt vor, um den Versand von Nachrichten mit mehr als 160 Zeichen zu aktivieren:

1. Öffnen Sie die Einstellungen/Stammdaten innerhalb von CHARLY.
2. Wählen Sie dort den Reiter „Sonstiges“ gefolgt von „Einstellungen“.
3. Wählen Sie nun den Punkt „SMS-Provider“.
4. Es werden die Ihnen bekannten Einstellungen für den SMS-Versand angezeigt.
5. Um den Versand von Nachrichten mit mehr als 160 Zeichen zu aktivieren, setzen Sie bitte einen Haken im Auswahlfeld „SMS mit mehr als 160 Zeichen versenden“.
   
6. Speichern Sie die Einstellung und aktivieren diese durch einen Neustart von CHARLY.
7. Testen Sie den Versand, um sicherzustellen, dass die Einrichtung der Schnittstelle erfolgreich und fehlerfrei verlief. (Hierzu senden Sie bitte beispielsweise eine SMS an Ihre eigene Mobilfunkrufnummer.)

Beachten Sie bitte: Bei überlangen SMS entstehen höhere Kosten. Aus technischen Gründen können mit einer SMS lediglich 160 Zeichen Text übertragen werden. Bei überlangen Kurzmitteilungen werden längere Texte aufgeteilt und einzeln versendet. Jeder einzelne Teil wird als separate Kurzmitteilung abgerechnet und beinhaltet 152 Zeichen der ursprünglichen (langen) Nachricht sowie 8 Steuerzeichen. Das Empfangsgerät setzt die Einzelteile mit Hilfe der Steuerzeichen wieder zu einem zusammenhängenden Text zusammen.

Unter normalen Bedingungen und davon ausgehend, dass das Mobilfunktelefon des Patienten eingeschaltet sowie in das Mobilfunknetz eingebucht ist, wird die SMS binnen weniger Sekunden auf dem Endgerät angezeigt. Zwischen Versand in CHARLY und Zustellung vergehen im Schnitt weniger als 30 Sekunden.

Sie können sich unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort einloggen, um den Versandstatus jeder von Ihnen versendeten SMS zu überprüfen.

Es kann unterschiedliche Ursachen haben, warum eine SMS nicht zugestellt werden konnte. Sie können sich unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort einloggen, um den Versandstatus jeder von Ihnen versendeten SMS einzusehen. Folgend eine kurze Erklärung, was sich hinter den einzelnen Angaben verbirgt.

„Buffered“ bedeutet, dass der Netzbetreiber versucht, die SMS zuzustellen und diese zu diesem Zweck zwischengespeichert hat. Kann eine SMS nicht ausgeliefert werden und ist davon auszugehen, dass die Nummer existiert oder, die SMS wurde an ein anderes Netz übergeben und es ist noch keine Rückmeldung von dort erfolgt, wird dieser Status angezeigt.

„Nicht ausgeliefert“ werden SMS, deren Zielrufnummern fehlerhaft sind, oder die binnen 3 Tagen nicht zugestellt werden konnten oder bei denen die Zustellung aus anderen – netzinternen – Gründen nicht erfolgen konnte.

„versandt“ wurden SMS, die an den Netzbetreiber übergeben wurden, aber zu denen es noch keinen weiteren Status gibt. Auf „versandt“ folgt im Normalfall „buffered“ oder „zugestellt“.

„noch kein Status“ haben SMS, die in unserem Versandsystem bearbeitet werden und kurz davor stehen, an den Netzbetreiber übergeben zu werden. Diese Meldung erscheint nur für einen kurzen Augenblick, da wir die Übergabe binnen weniger Sekunden durchführen.

„ausstehend“ ist ein Status, den Sie nur in ganz wenigen Ausnahmen zu Gesicht bekommen. Er sagt aus, dass die SMS noch nicht an unser internes Versandsystem übergeben wurde. Nach „ausstehend“ folgt „noch kein Status“, dann „versandt“, …

Die D-Netze sind recht zuverlässig, was die Statusmeldungen angeht. Alle Netzbetreiber behalten sich vor, Statusmeldungen nicht oder verzögert auszuliefern. Die bei uns im System angezeigte Uhrzeit ist die, wenn wir den Status vom Netzbetreiber erhalten haben. Es kann also vorkommen, dass eine SMS binnen 3 Sekunden zugestellt wurde, wir den Status über die Zustellung erst Stunden später oder gar nicht erhalten. Dies sind jedoch Einzelfälle.
Der Status „zugestellt“ bei den D-Netzen sagt, dass die SMS das Endgerät erreicht hat. Bei o2 hingegen ist es „nur“, dass o2 die SMS verarbeitet hat, als zustellbar ansieht und zustellen wird.

Ja, beachten Sie hierzu bitte auch „Wie können wir als Praxis SMS von unseren Patienten empfangen?“.

Wir empfehlen dies jedoch nicht, da die Terminerinnerung unserer Meinung nach nicht den Ablauf der Terminvereinbarung ändern sollte.

Wenn der Patient seinen Termin absagen oder verschieben muss, ist es nötig, dass er sich in der Praxis meldet, um einen neuen Termin zu vereinbaren und/oder etwaige Folgetermine im selben Zuge angepasst werden. Antwortet der Patient per SMS, laufen Sie als Praxis Ihrem Patienten im schlimmsten Fall bezüglich der Terminabsprache und/oder nötigen Anpassungen von Folgeterminen hinterher.

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:
a) Für die Antwort-Funktion stellen wir Ihnen eine eigene Rufnummer zur Verfügung, die Sie als Absenderkennung nutzen. Alle von Ihnen versendeten SMS werden mit dieser Absenderkennung versendet. Antwortet Ihr Patient, empfängt unser System diese SMS und leiten Ihnen die Nachricht als E-Mail weiter. Die monatlichen Kosten für die Bereitstellung dieser Rufnummer erfragen Sie bitte bei unserem Support.

b) Alternativ können Sie auch in CHARLY in den SMS-Einstellungen als Absenderkennung eine eigene Handynummer eintragen und erhalten dann die SMS auf Ihr Handy.

c) Oder Ihre Telefonanlage unterstützt den Empfang von SMS. Dann tragen Sie die Rufnummer Ihrer Praxis in Rücksprache mit Ihrem Techniker in den SMS-Einstellungen innerhalb von CHARLY ein.

(In den beiden letztgenannten Fällen b + c würden Sie sich die zusätzliche monatliche Gebühr sparen.)

Kunden der Telekom können über Ihre Festnetzrufnummer SMS empfangen und sich diese auf dem Endgerät anzeigen lassen – wenn einige Bedingungen erfüllt werden:

• Das Endgerät (Telefon) muss SMS-fähig sein und entsprechend konfiguriert sein – siehe: Welche Einstellungen sind an meinem Telefon vorzunehmen, damit ich SMS im Festnetz der Telekom nutzen kann?
• Sie müssen sich für den Service anmelden – siehe: Wie melde ich mich für SMS im Festnetz der Telekom an?

Auf der Hilfeseite der Telekom sind zu diesem Thema noch weitere Informationen zu finden.

In jedem Fall empfehlen wir, den für Ihre Telefonanlage zuständigen Techniker und/oder auch den Service der Telekom zu kontaktieren und um Unterstützung bei der Einrichtung zu bitten.

Wir empfehlen:

• einen kurzen und präzisen Text mit unter 160 Zeichen.
• einen Hinweis, dass Ihr Patient im Falle einer Terminabsage in der Praxis anrufen muss – um einen neuen Termin zu vereinbaren und etwaige Folgetermine anzupassen.
• die Nennung Ihrer Rufnummer im Text – so erreicht Ihr Patient Sie ohne Umwege.

Unsere Vorschläge für eine Terminerinnerung:

„Terminbestätigung für Silvana Müller: 19.08. um 16:30 Uhr. Verhindert/Fragen? Tel: 01234-567890 Viele Grüße Zahnarztpraxis Dr. Mustermann“

„Terminerinnerung Silvana Müller: 19.08. um 16:30 Uhr. Bei Verhinderung absagen unter 01234-567890 Viele Grüße Zahnarztpraxis Dr. Mustermann“

Wir empfehlen:

• einen kurzen und präzisen Text mit unter 160 Zeichen.
• laden Sie Ihre Patienten dazu ein, einen neuen Termin mit Ihnen zu vereinbaren.
• die Nennung Ihrer Rufnummer im Text – so erreicht Ihr Patient Sie ohne Umwege.

Folgend einige Vorschläge:

„Hallo Frau Müller, es ist wieder Zeit für eine Kontrolle. Rufen Sie uns bitte unter 01234-567890 an. Viele Grüße Zahnarztpraxis Dr. Mustermann“

„Lieber Patient, der nächste Vorsorge- bzw. Kontrolltermin steht an. Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 01234-567890. Zahnarztpraxis Dr. Mustermann“

„Hallo Frau Silvana Müller, bitte vereinbaren Sie Ihren nächsten Prophylaxe-/Kontroll-Termin. Ihre Zahnarztpraxis Dr. Mustermann 01234-567890“

„Erinnerung für Martina Mustermann: Bitte vereinbaren Sie Ihren nächsten Prophylaxe-/Kontroll-Termin in Ihrer Praxis Dr. Mustermann 01234-567890“

„Liebe Patientin, bitte vereinbaren Sie einen Vorsorge- bzw. Kontrolltermin mit uns. Zahnarztpraxis Dr. Mustermann freut sich auf Ihren Anruf: 01234-567890“

Loggen Sie sich bitte unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein und öffnen im Menü den Punkt „Statistiken“ (https://mein.smsmitcharly.de/stat/activity). Dort können Sie die Anzahl der versendeten SMS einsehen.

Loggen Sie sich bitte unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein, öffnen den Menüpunkt „Ihre Praxis“ > „Anschrift, Kontaktdaten & Bankverbindung“ (https://mein.smsmitcharly.de/organization/settings). Geben Sie nun bitte die neuen Daten ein und speichern diese mit Klick auf „speichern“.

Loggen Sie sich bitte unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein, öffnen den Menüpunkt „Ihre Praxis“ > „Anschrift, Kontaktdaten & Bankverbindung“ (https://mein.smsmitcharly.de/organization/settings). Geben Sie nun bitte die neue Bankverbindung ein und speichern diese mit Klick auf „speichern“.

Loggen Sie sich bitte unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein. Nun öffnen Sie den Menüpunkt „Statistiken“ > „Rechnungen“ (https://mein.smsmitcharly.de/stat/invoice).

In der Übersicht sehen Sie nun alle Rechnungen und können die gewünschte Rechnung als PDF-Datei mit einem Klick auf das Download-Symbol herunterladen.