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Fragen & Antworten

Sie haben Fragen?

Auf viele Fragen haben wir eine Antwort. Einige der Antworten haben wir für Sie zusammengestellt. Gerne stehen wir für all Ihre Fragen und Wünsche zur Verfügung – rufen Sie uns jederzeit an oder schreiben uns eine E-Mail.
Kann ich das System testen?

Ja. Uns ist es wichtig, dass Sie die Terminerinnerung per SMS sorgfältig in Ihren Praxisalltag integrieren und sich ohne Kostendruck mit dem System vertraut machen. Daher können Sie unseren SMS-Versand und unser System im Vorfeld ausführlich testen. Der erste Monat wird nicht abgerechnet.
So haben Sie und Ihr Team Zeit, von Ihren Patienten die ersten Mobilfunkrufnummern zu erfragen und die Abläufe nach und nach im Praxisumfeld einzuführen. Die Kosten für SMS und Grundgebühr tragen wir in dieser Zeit.

Ich habe mehrere Praxen und möchte in allen Praxen den SMS-Versand nutzen.

Sie können in all Ihren Praxen den selben Zugang/API-Key ohne Weiteres nutzen. Sollten Sie jedoch für jeden Standort eine eigene Abrechnung oder Aufstellung der SMS benötigen, kontaktieren Sie uns bitte im Vorfeld, damit wir die Möglichkeiten besprechen.

Ich habe das Passwort vergessen.

Sie können jederzeit ein neues Passwort auf https://mein.smsmitcharly.de anfordern. Hierzu klicken Sie bitte auf „Passwort vergessen?“ und geben Ihre E-Mail-Adresse an. Das System sendet Ihnen umgehend eine E-Mail mit weiteren Informationen.

Einrichten der Lizenz für die SMS-Schnittstelle

Die Lizenznummer für die SMS-Schnittstelle haben Sie von Solutio erhalten? Wenn nicht, fordern Sie diese bitte an, um den SMS-Versand einrichten zu können.
Um die Lizenznummer für die SMS-Schnittstelle in CHARLY einzutragen, gehen Sie über den Menüpunkt „Hilfe“ und „Zusätzliche Lizenzen“ zum sich öffnenden Lizenzfenster und tragen dort die gültige Lizenznummer für die SMS-Schnittstelle ein. Starten Sie CHARLY danach neu.

Einrichten von SMSmitCHARLY in CHARLY

Sie haben die Lizenznummer für die SMS-Schnittstelle in CHARLY hinterlegt? (Falls nicht, folgen Sie bitte den Schritten „Einrichten der Lizenz für die SMS-Schnittstelle“ weiter oben). Wenn ja, gehen Sie bitte wie folgt vor, um den SMS-Versand mit SMSmitCHARLY einzurichten:

  1. Öffnen Sie die Einstellungen/Stammdaten innerhalb von CHARLY.
  2. Wählen Sie dort den Reiter „Sonstiges“ gefolgt von „Einstellungen“.
  3. Wählen Sie nun den Punkt „SMS-Provider“.
  4. In der Auswahlbox „Protokoll“ wählen Sie „3steps2web mit API Key“.
  5. Tragen Sie im Feld „API Key“ bitte den von uns im Zuge Ihrer Anmeldung mitgeteilten „API Key“ ein.
  6. Im Feld „Absender“ können Sie hinterlegen, welcher Absender Ihren Patienten auf dem Mobilfunktelefon angezeigt wird. Zu empfehlen ist die Rufnummer Ihrer Praxis (im Format 004912341234567) oder Ihr Praxisname. Bitte beachten Sie, dass 16 Ziffern oder 11 Buchstaben (oder eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen) zulässig sind.
  7. Speichern Sie die Einstellung und aktivieren diese durch einen Neustart von CHARLY.
  8. Testen Sie den Versand, um sicherzustellen, dass die Einrichtung der Schnittstelle erfolgreich und fehlerfrei verlief. (Hierzu senden Sie bitte beispielsweise eine SMS an Ihre eigene Mobilfunkrufnummer.)

Versand einer SMS an einen Patienten

Bei der Benutzung des SMS-Versandes aus CHARLY gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den gewünschten Patienten aus und klicken Sie auf „Briefe“.
  2. Klicken Sie auf „SMS TEXT“, wählen anschließend die gewünschte Textvorlage aus und klicken auf „OK“.
  3. Es erscheint das SMS-Fenster.  Hier können Sie den Text frei editieren und die Handynummer eintragen (sofern diese nicht bereits im CHARLY hinterlegt ist).
  4. Mit Klicken auf „Senden“ erscheint das Absenderfeld. Hier lässt sich nun der Absender nochmals anpassen, das Versende-Datum und die Versende-Uhrzeit festlegen.
  5. Mit einem Klick auf „Senden“ wird die SMS versendet.

Wo finde ich den API-Key?

Dieser wurde Ihnen im Zuge der Anmeldung bereitgestellt, kann aber jederzeit auf https://mein.smsmitcharly.de nochmals abgerufen werden.

Loggen Sie sich dazu bitte auf https://mein.smsmitcharly.de mit dem Benutzernamen und Passwort des Hauptzugangs ein. Den API-Key finden Sie unter: Zugang > API-Key (https://mein.smsmitcharly.de/organization/apikey).

Was ist der API-Key?

Der API-Key ersetzt die bisher nötigen Zugangsdaten (E-Mail des SMS-Providers, Benutzername und Passwort).

Wie zuverlässig ist der gebotene SMS-Versand?

Wir versenden ausschliesslich über Direktanbindungen und stellen Ihnen auf unserer Seite für jede versendete SMS eine Information bzgl. der Zustellung zur Verfügung. Wir stellen an die SMS zur Terminerinnerung die selben Ansprüche hinsichtlich Zustellgeschwindigkeit und Zuverlässigkeit wie bei den über 950 Feuerwehren, die über uns ihre Alarmierungen versenden.

Wo kann ich sehen, welche SMS versendet wurde?

Loggen Sie sich bitte unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein und öffnen den Menüpunkt „SMS“ > „Gesendete SMS“ (https://mein.smsmitcharly.de/sms).

Beachten Sie bitte, dass wir Ihnen nur die SMS der vergangenen 60 Tage anzeigen.

Kann ich versendete SMS zurückholen?

Nein, es ist nicht möglich, SMS, die an den Netzbetreiber übergeben wurden, zurückzuholen.

Ich möchte eine für den Versand vorgesehene SMS nicht versenden und daher löschen.

Loggen Sie sich bitte unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein und öffnen den Menüpunkt „SMS“ > „Geplante SMS“ (https://mein.smsmitcharly.de/sms/scheduled). Aktivieren Sie die Auswahlbox in der Zeile der betreffenden SMS und klicken dann auf „Auswahl entfernen“.

Können auch WhatsApp-Nachrichten an Patienten versendet werden?

Nein, aktuell bietet WhatsApp noch keine Schnittstelle, an die wir das System anbinden können. Darüberhinaus ist die SMS im Vergleich zur WhatsApp-Nachricht zuverlässiger, da sie ohne Datenverbindung und auch bei schlechter Netzqualität zugestellt wird.

Terminierte SMS löschen

In CHARLY haben Sie die Möglichkeit, den Versandzeitpunkt einer SMS zu bestimmen.

So können Sie beispielsweise vor einem Urlaub alle Terminerinnerungen für den ersten Behandlungstag an unser System übergeben. Der Versand erfolgt dann, während Sie im Urlaub sind, automatisch zum von Ihnen angegebenen Zeitpunkt.

Sollte es notwendig werden, dass eine solche geplante Erinnerung nicht versendet werden soll, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Öffnen Sie in Ihrem Browser unsere Webseite https://mein.smsmitcharly.de

Loggen sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort ein.

Klicken Sie im Menü auf „SMS“ > „Geplante SMS“.

Wählen Sie die zu löschende SMS aus, indem Sie das Auswahlfeld davor anklicken.

Klicken Sie nun auf „Auswahl entfernen“ und bestätigen Ihre Auswahl.

Ihre SMS ist nun gelöscht und wird nicht versendet.

Können überlange SMS (Nachrichten mit mehr als 160 Zeichen) versendet werden?

Ja, Sie können aus CHARLY heraus SMS mit bis zu 600 Zeichen versenden.

Gehen Sie bitte wie folgt vor, um den Versand von Nachrichten mit mehr als 160 Zeichen zu aktivieren:

  1. Öffnen Sie die Einstellungen/Stammdaten innerhalb von CHARLY.
  2. Wählen Sie dort den Reiter „Sonstiges“ gefolgt von „Einstellungen“.
  3. Wählen Sie nun den Punkt „SMS-Provider“.
  4. Es werden die Ihnen bekannten Einstellungen für den SMS-Versand angezeigt.
  5. Um den Versand von Nachrichten mit mehr als 160 Zeichen zu aktivieren, setzen Sie bitte einen Haken im Auswahlfeld „SMS mit mehr als 160 Zeichen versenden“.
  6. Speichern Sie die Einstellung und aktivieren diese durch einen Neustart von CHARLY.
  7. Testen Sie den Versand, um sicherzustellen, dass die Einrichtung der Schnittstelle erfolgreich und fehlerfrei verlief. (Hierzu senden Sie bitte beispielsweise eine SMS an Ihre eigene Mobilfunkrufnummer.)

Beachten Sie bitte: Bei überlangen SMS entstehen höhere Kosten. Aus technischen Gründen können mit einer SMS lediglich 160 Zeichen Text übertragen werden. Bei überlangen Kurzmitteilungen werden längere Texte aufgeteilt und einzeln versendet. Jeder einzelne Teil wird als separate Kurzmitteilung abgerechnet und beinhaltet 152 Zeichen der ursprünglichen (langen) Nachricht sowie 8 Steuerzeichen. Das Empfangsgerät setzt die Einzelteile mit Hilfe der Steuerzeichen wieder zu einem zusammenhängenden Text zusammen.

Wie schnell werden SMS beim Empfänger (den Patienten) zugestellt?

Unter normalen Bedingungen und davon ausgehend, dass das Mobilfunktelefon des Patienten eingeschaltet sowie in das Mobilfunknetz eingebucht ist, wird die SMS binnen weniger Sekunden auf dem Endgerät angezeigt. Zwischen Versand in CHARLY und Zustellung vergehen im Schnitt weniger als 30 Sekunden.

Wurde eine SMS zugestellt?

Sie können sich unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort einloggen, um den Versandstatus jeder von Ihnen versendeten SMS zu überprüfen.

Warum wurde eine SMS nicht zugestellt?

Es kann unterschiedliche Ursachen haben, warum eine SMS nicht zugestellt werden konnte. Sie können sich unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort einloggen, um den Versandstatus jeder von Ihnen versendeten SMS einzusehen. Folgend eine kurze Erklärung, was sich hinter den einzelnen Angaben verbirgt.

„Buffered“ bedeutet, dass der Netzbetreiber versucht, die SMS zuzustellen und diese zu diesem Zweck zwischengespeichert hat. Kann eine SMS nicht ausgeliefert werden und ist davon auszugehen, dass die Nummer existiert oder, die SMS wurde an ein anderes Netz übergeben und es ist noch keine Rückmeldung von dort erfolgt, wird dieser Status angezeigt.

„Nicht ausgeliefert“ werden SMS, deren Zielrufnummern fehlerhaft sind, oder die binnen 3 Tagen nicht zugestellt werden konnten oder bei denen die Zustellung aus anderen – netzinternen – Gründen nicht erfolgen konnte.

„versandt“ wurden SMS, die an den Netzbetreiber übergeben wurden, aber zu denen es noch keinen weiteren Status gibt. Auf „versandt“ folgt im Normalfall „buffered“ oder „zugestellt“.

„noch kein Status“ haben SMS, die in unserem Versandsystem bearbeitet werden und kurz davor stehen, an den Netzbetreiber übergeben zu werden. Diese Meldung erscheint nur für einen kurzen Augenblick, da wir die Übergabe binnen weniger Sekunden durchführen.

„ausstehend“ ist ein Status, den Sie nur in ganz wenigen Ausnahmen zu Gesicht bekommen. Er sagt aus, dass die SMS noch nicht an unser internes Versandsystem übergeben wurde. Nach „ausstehend“ folgt „noch kein Status“, dann „versandt“, …

Wie zuverlässig ist der angezeigte Versandstatus?

Die D-Netze sind recht zuverlässig, was die Statusmeldungen angeht. Alle Netzbetreiber behalten sich vor, Statusmeldungen nicht oder verzögert auszuliefern. Die bei uns im System angezeigte Uhrzeit ist die, wenn wir den Status vom Netzbetreiber erhalten haben. Es kann also vorkommen, dass eine SMS binnen 3 Sekunden zugestellt wurde, wir den Status über die Zustellung erst Stunden später oder gar nicht erhalten. Dies sind jedoch Einzelfälle.
Der Status „zugestellt“ bei den D-Netzen sagt, dass die SMS das Endgerät erreicht hat. Bei o2 hingegen ist es „nur“, dass o2 die SMS verarbeitet hat, als zustellbar ansieht und zustellen wird.

Können Patienten auf SMS antworten?

Ja, beachten Sie hierzu bitte auch „Wie können wir als Praxis SMS von unseren Patienten empfangen?“.

Wir empfehlen dies jedoch nicht, da die Terminerinnerung unserer Meinung nach nicht den Ablauf der Terminvereinbarung ändern sollte.

Wenn der Patient seinen Termin absagen oder verschieben muss, ist es nötig, dass er sich in der Praxis meldet, um einen neuen Termin zu vereinbaren und/oder etwaige Folgetermine im selben Zuge angepasst werden. Antwortet der Patient per SMS, laufen Sie als Praxis Ihrem Patienten im schlimmsten Fall bezüglich der Terminabsprache und/oder nötigen Anpassungen von Folgeterminen hinterher.

Wie können wir als Praxis SMS von unseren Patienten empfangen?

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:
a) Für die Antwort-Funktion stellen wir Ihnen eine eigene Rufnummer zur Verfügung, die Sie als Absenderkennung nutzen. Alle von Ihnen versendeten SMS werden mit dieser Absenderkennung versendet. Antwortet Ihr Patient, empfängt unser System diese SMS und leiten Ihnen die Nachricht als E-Mail weiter. Die monatlichen Kosten für die Bereitstellung dieser Rufnummer erfragen Sie bitte bei unserem Support.

b) Alternativ können Sie auch in CHARLY in den SMS-Einstellungen als Absenderkennung eine eigene Handynummer eintragen und erhalten dann die SMS auf Ihr Handy.

c) Oder Ihre Telefonanlage unterstützt den Empfang von SMS. Dann tragen Sie die Rufnummer Ihrer Praxis in Rücksprache mit Ihrem Techniker in den SMS-Einstellungen innerhalb von CHARLY ein.

(In den beiden letztgenannten Fällen b + c würden Sie sich die zusätzliche monatliche Gebühr sparen.)

SMS über die Festnetzrufnummer (Telekom) der Praxis empfangen

Kunden der Telekom können über Ihre Festnetzrufnummer SMS empfangen und sich diese auf dem Endgerät anzeigen lassen – wenn einige Bedingungen erfüllt werden:

Auf der Hilfeseite der Telekom sind zu diesem Thema noch weitere Informationen zu finden.

In jedem Fall empfehlen wir, den für Ihre Telefonanlage zuständigen Techniker und/oder auch den Service der Telekom zu kontaktieren und um Unterstützung bei der Einrichtung zu bitten.

Wie sieht der perfekte SMS-Text für eine Terminerinnerung aus?

Die Frage ist nicht pauschal zu beantworten. Wir empfehlen einen kurzen und präzisen Text, der vor allem den Patienten darauf hinweisen sollte, dass er im Falle einer Terminabsage in der Praxis anrufen muss, um einen neuen Termin zu vereinbaren und etwaige Folgetermine im selben Zuge anzupassen.
Unser Vorschlag für eine Terminerinnerung ist: „Terminbestätigung für Silvana Müller: 19.08. um 16:30 Uhr. Verhindert/Fragen? Tel: 01234-567890 Viele Grüße Zahnarztpraxis Dr. Mustermann“

Wie kann ein Formular zur (schriftlichen) Einwilligung aussehen?

Fragen Sie jeden Patienten, ob er künftig oder weiterhin an Termine erinnert werden möchte und gleichen gegebenenfalls die Kontaktdaten im selben Zuge ab.

Ziel sollte sein, den Großteil der Patienten an Termine zu erinnern – so vermeiden Sie Terminausfälle und Leerlaufzeiten am effektivsten.

Der Aufnahmebogen/Anamnesebogen bietet sich für alle neuen Patienten und zum regelmäßigen Abgleich der Daten bei bestehenden Patienten an. Ergänzen Sie Ihren Anamnesebogen um die Fragen hinsichtlich der Terminerinnerung.

Bestehenden Patienten, deren Anamnesebogen noch nicht erneut aktualisiert werden muss, können Sie die Fragen auf einem separaten Zettel zum Ausfüllen anbieten.

Beispiel eines Fragebogens:

Dürfen wir Sie einige Tage vor Ihren Terminen in unserer Praxis kostenlos an diese erinnern?

Ο  Ja, bitte erinnern Sie mich

Ο  per SMS an meine Mobilfunkrufnummer: …………………………………………….

Ο  per E-Mail an meine E-Mail-Adresse: …………………………………………….

Ο  telefonisch (tagsüber) unter: …………………………………………….

Ο  Wenn ich nicht persönlich erreichbar bin, hinterlassen Sie bitte eine Nachricht auf meiner Mailbox oder dem Anrufbeantworter.

Ο  postalisch an meine Anschrift.

Ο  Nein, danke. Ich möchte nicht an Termine erinnert werden.

Vorname: …………………………………………….
Nachname: …………………………………………….
Geburtsdatum: …………………………………………….

…………………………………………….
Ort, Datum, Unterschrift

Tipp: Wie Sie durch eine Änderung der Fragestellung die Aktualität Ihrer Daten sicherstellen zeigt Ihnen: https://gordonseipold.com/?p=1905

Wo finde ich eine Statistik oder wo sehe ich, wie viele SMS ich versendet habe?

Loggen Sie sich bitte unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein und öffnen im Menü den Punkt „Statistiken“ (https://mein.smsmitcharly.de/stat/activity). Dort können Sie die Anzahl der versendeten SMS einsehen.

Unser Praxisname oder unsere Anschrift hat sich geändert.

Loggen Sie sich bitte unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein, öffnen den Menüpunkt „Ihre Praxis“ > „Anschrift, Kontaktdaten & Bankverbindung“ (https://mein.smsmitcharly.de/organization/settings). Geben Sie nun bitte die neuen Daten ein und speichern diese mit Klick auf „speichern“.

Unsere Bankverbindung hat sich geändert.

Loggen Sie sich bitte unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein, öffnen den Menüpunkt „Ihre Praxis“ > „Anschrift, Kontaktdaten & Bankverbindung“ (https://mein.smsmitcharly.de/organization/settings). Geben Sie nun bitte die neue Bankverbindung ein und speichern diese mit Klick auf „speichern“.

Wir benötigen eine Rechnungskopie.

Loggen Sie sich bitte unter https://mein.smsmitcharly.de mit Ihrem Benutzername und Passwort ein. Nun öffnen Sie den Menüpunkt „Statistiken“ > „Rechnungen“ (https://mein.smsmitcharly.de/stat/invoice).

In der Übersicht sehen Sie nun alle Rechnungen und können die gewünschte Rechnung als PDF-Datei mit einem Klick auf das Download-Symbol herunterladen.

Bei Fragen zur Durchführung des SMS-Versandes aus CHARLY heraus, steht Ihnen die telefonische Hotlinebetreuung der solutio GmbH gerne zur Verfügung. Diese erreichen Sie montags bis freitags von 7:30 bis 18:00 Uhr unter +49 7031 4618-800 oder per E-Mail an hotline@solutio.de.

Bei allen anderen Fragen erreichen Sie uns telefonisch unter +49 (7084) 934942 oder per E-Mail an info@SMSmitCHARLY.de.

Sie möchten künftig Ihre Patienten an Termine erinnern?